Vill du vinna fler affärer med det offentliga?

Visste du att den offentliga upphandlingen i Sverige omsätter närmare 800 miljarder årligen? Här finns därför stora möjligheter för dig som småföretagare att göra affärer.

Upphandlingsvärlden kan ibland upplevas som utmanande och krånglig. Men med mer kunskap om ämnet kan det leda till en helt ny värld av affärsmöjligheter. Upphandlingsskolan är uppdelad i fem avsnitt. Gå hela upphandlingsskolan eller se de delar som intresserar dig mest.

Del 2: Direktupphandling

Den här filmen handlar om hur du som småföretagare kan ingå direktupphandlande kontrakt med kommuner och ger dig tips om hur du kan gå till väga för att vinna en direktupphandling. Direktupphandlingsgränsen i lagen om offentlig upphandling uppgår till 700 000 kr. Dessa köp ingås mer formlöst. Många direktupphandlingar annonseras inte och det kan därför vara svårt att känna till vilka direktupphandlingar som ingås. Kontakta din kommun för mer information. Kommuner ska ha riktlinjer för hur direktupphandlingar går till. Det finns en dokumentationsplikt för köp över 100 000 kr. En kommun kan bestå av olika separata operativa enheter, vilket innebär att en förvaltning i en kommun kan ha en egen direktupphandlingsgräns. En kommun får inte dela upp en större upphandling i mindre delar för att komma under direktupphandlingsgränsen. Direktupphandling är ett bra sätt att lära sig göra affärer med det offentliga och ger dig även referenser som kan vara bra att ha inför kommande upphandlingar. 

Del 3: Förbereda anbud

Den här filmen handlar om hur du förbereder dig inför anbudslämnande och vad du bör tänka på när du söker efter upphandlingsannonser. Annonser om upphandling finns publicerade i annonsdatabaser i vilka du kan registrera konto. I dessa annonsdatabaser kan du sedan begränsa din sökning till exempelvis en viss offentlig beställare eller en viss bransch. Upphandlingsdokumenten återfinns i annonsen. Notera att det finns skillnader i vilka krav som ställs i upphandlingsdokumenten. Obligatoriska krav måste uppfyllas medan börkrav ger dig mervärden vid själva anbudsutvärderingen. I de särskilda kontraktsvillkoren anges vilka krav som måste uppfyllas under själva kontraktstiden. Om något är oklart i upphandlingsdokumenten ska du ställa frågor till den upphandlande myndigheten. Detta är även viktigt för att uppfylla den så kallade påtalandeskyldigheten så att du kan visa att du lidit skada i en eventuell kommande överprövningsprocess. 

Del 4: Lämna anbud

Den här filmen handlar om vad du ska tänka på när du ska lämna anbud och vad som händer efter tilldelning. Det är viktigt att du gör en tidsplan och snabbt bildar dig en uppfattning om du uppfyller de krav som ställs i upphandlingen. Var även noggrann med att kontrollera vilka intyg och certifikat som den upphandlande organisationen efterfrågar. Det finns begränsade kompletterings- och ändringsmöjligheter så var noggrann vid själva anbudsförfattandet. Det finns möjligheter att samarbeta med andra leverantörer om du själv inte uppfyller kraven som ställs. Om du vid tilldelning inte vann upphandlingen och anser att kommunen gjort något fel så har du möjlighet att överklaga tilldelningsbeslutet, det kallas för att begära överprövning. Överprövningsfristen är 10 dagar från den dag som tilldelningsbeslutet meddelades. En överprövningsprocess hanteras av förvaltningsdomstol. Vid pågående upphandling lyder absolut sekretess vilket innebär att anbuden är sekretessbelagda. Efter att upphandlingen är avslutad gäller offentlighetsprincipen som huvudregel, vilket innebär att uppgifterna i ditt anbud kan lämnas ut till andra om så begärs. Vissa uppgifter i anbuden kan omfattas av en fortsatt sekretess men huvudregeln är offentlighet. 

Del 5: Kontraktstiden

Den här filmen handlar om när du vunnit en offentlig upphandling och vad som händer under själva kontraktstiden. När du har vunnit en offentlig upphandling kommer själva kontraktstiden att aktualiseras. Kontraktstiden framgår i upphandlingsdokumenten. Om exempelvis omvärldsfaktorer inträffar som gör att upphandlat avtal måste justeras så finns det ofta justeringsmekanismer i avtalen, exempelvis indexeringar eller andra angivna ändringsmöjligheter. Utgångspunkten är att du är bunden av ditt anbud och det är lagen om offentlig upphandling som sätter en bortre gräns för hur mycket ett kontrakt kan ändras under pågående kontraktstid. Det är viktigt att kommunen har en aktiv avtalsuppföljning så att både du och kommunen kan stämma av händelser under kontraktets löptid.